Начните с ситуации
Вместо «нужна автоматизация» опишите конкретный эпизод: сотрудник получает несколько файлов, переносит данные и готовит общий отчет. Такой пример показывает контекст лучше, чем название технологии.
Назовите желаемое изменение
Что должно стать иначе: меньше ручных действий, понятнее предложение на сайте, легче найти обращение? Отделяйте желаемый результат от предполагаемого способа его получить.
Покажите один обычный пример
Подойдет ссылка, обезличенный файл или описание последовательности действий. Если есть исключения, добавьте один пример исключения. Пароли и реальные данные клиентов для первого разговора не нужны.
Обозначьте ограничения
Срок, обязательная платформа, занятость сотрудников и доступность исходников влияют на план. Лучше назвать их сразу, даже если точных требований пока нет.
Расскажите, что уже пробовали
Это помогает не повторять неудачный путь и понять, какие предположения уже проверены. Полезны не только успешные результаты: причина остановки тоже важна.